各院（系）：

为做好违纪学生毕业后处分材料归档工作，请对照违纪学生处分材料撤出注意事项，将需要从本人档案中撤出处分材料（归入学校文书档案）的学生的相关材料于5月20日（周五）前上报至学生工作部（处）教育管理科。校违纪学生处分材料归档审核小组将于5月下旬召开办公会议，集中讨论。会议时间、地点将另行通知。

一、工作要求

1．对于受留校察看处分的学生，留校察看期在2016年6月16日（毕业离校）前未解除者，其处分材料一律不得从本人档案中撤出。

2．学生在大四年级时因违纪受到留校察看、记过处分者，其处分材料一律不得从本人档案中撤出。

3．学生在第八个学期期间受到任何处分的材料，一律不得从本人档案中撤出。

4．请核对附件中所列学生相关信息情况，如情况有出入者请于5月6日（周五）前联系学工部教育管理科，67701041。

二、相关材料（请按序号排列）

1．召开院（系）务委员会、学生工作领导小组联席会议，提出书面鉴定意见。意见加盖总支公章。

格式为：

关于将×××同学处分材料从本人档案中撤出并归入学校文书档案的意见

校违纪学生处分材料归档审核小组：

×××××××××××××××××××××××××××。

院（系）：×××

日期：×××

2. 原处分决定（包括留校察看解除决定）。

3. 违纪学生本人的申请。标题为：本人处分材料从档案中撤出并归入学校文书档案的申请。内容包括：对所犯错误的认识；受处分后的实际表现；提出从本人档案中撤出处分材料归入校文书档案的请求。本人申请需用双横线报告纸，由违纪学生本人手写，并签名。

4．班委意见。班委在听取本班同学意见的基础上，根据违纪学生的表现提出的书面意见。标题为：关于将×××同学处分材料从本人档案中撤出并归入学校文书档案的班委意见。班委成员签名。

5．班导师对违纪学生的书面鉴定意见。标题为：关于将×××同学处分材料从本人档案中撤出并归入学校文书档案的班导师意见。班导师签名。

6．辅导员对违纪学生的书面鉴定意见。标题为：关于将×××同学处分材料从本人档案中撤出并归入学校文书档案的辅导员意见。辅导员签字。

7．对受记过、留校察看处分的学生，还需要召开师生座谈会，上报座谈会原始记录，标题为：关于将×××同学处分材料从本人档案中撤出并归入学校文书档案的师生座谈会。原始记录应为双横线报告纸手写，参加师生签名。

以上材料正文（除特别注明外）均使用A4纸打印。签名均需相关人员手写。

2016届处分撤档工作院系核对名单.xls

上海外国语大学

学生工作部（处）

2016年4月26日